Alle E-Mails innerhalb des Ordners werden in Form einer PST-Datei gespeichert, die von einer Vielzahl von E-Mail-Managern und Konvertern geöffnet werden kann. Sie haben den ausgewählten Postfachordner erfolgreich heruntergeladen/gespeichert. Das Weiterleiten von E-Mails an Ihre persönliche Adresse ist eine andere Idee. Sie können filterin sowohl in Gmail als auch in Outlook einrichten. Sie leiten jedoch E-Mails weiter, die Sie erhalten, nachdem Sie die Weiterleitung eingerichtet haben, sodass Sie weiterhin eine der vorherigen Lösungen verwenden müssen, um ältere Nachrichten zu speichern (es sei denn, Sie möchten sie alle manuell weiterleiten). Mit beiden dieser Methoden können Sie jederzeit auf Ihre E-Mails und deren Anhänge zugreifen. Zum Herunterladen/Speichern von Outlook-Nachrichten im Word-Format müssen Sie zunächst Outlook-Elemente in einer HTML-Datei speichern, später die HTML-Datei mit MS Word öffnen und dann die Datei als Word-Dokument speichern. Wählen Sie im Dialogfeld Elemente verschieben Ihr Gmail-Konto aus, und wählen Sie dann den Ordner aus, in den Sie Ihre E-Mails exportieren möchten. Oder wählen Sie Neu aus, um einen neuen Ordner in Ihrem Gmail-Konto zu erstellen. Während die Empfangen und Senden von E-Mails jedoch jederzeit in Outlook für den Zugriff verfügbar sind, kann dies nicht gesagt werden, wenn Sie keine Internetverbindung haben. Wenn Sie Gmail verwenden, gibt es eine Reihe von Chrome-Erweiterungen (z. B. die passend benannte Datei “E-Mails in PDF speichern”) mit denen Sie Ihre Nachrichten als PDF exportieren, herunterladen oder drucken können, einschließlich mehrerer E-Mails gleichzeitig.
Outlook-Desktopanwendungen können Ihre E-Mail-Daten archivieren und speichern. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mails zur Aufbewahrung sichern oder auf einen anderen Computer übertragen. Sie können eine E-Mail gleichzeitig oder ganze Ordner gleichzeitig speichern. Derzeit hat die Outlook-Webanwendung keine Option zum Herunterladen von E-Mails. Dieses wikiHow lehrt Sie, wie Sie E-Mails in Outlook herunterladen. In solchen Situationen empfehlen wir, Kernel for Outlook PST Repair Tool herunterzuladen. Eine andere Möglichkeit zum Exportieren von Outlook-E-Mails besteht darin, diese an ein Excel-Arbeitsblatt zu senden. Dadurch wird eine Kalkulationstabelle mit Spalten wie Betreff, Text, Von E-Mail und mehr erstellt. Während Sie Ihre Outlook-Kontakte in eine CSV-Datei in Outlook für Mac exportieren können, ist diese Option für E-Mail-Nachrichten nicht verfügbar. Eine persönliche Kopie Ihrer Arbeits-E-Mails kann auf jeden Fall nützlich sein, sowohl vor als auch nach dem Verlassen eines Jobs. Sie können sich später darauf beziehen, z. B.
um Feedback zu dokumentieren, das Sie erhalten haben, oder um Projekte zu dokumentieren, an denen Sie gearbeitet haben – vielleicht für Beispiele für Ihren nächsten Gig. Dies ist die einfachste Option für Gmail. Sie können alle Ihre Google-Daten, einschließlich E-Mails, herunterladen und exportieren, um sie zu künftig zu lesen oder mit einem anderen Dienst zu verwenden. Gehen Sie zu Google Takeout und wählen Sie die Google-Dienste aus, die Sie in Ihr Archiv aufnehmen möchten. Sie wählen auch eine Übermittlungsmethode (z. B. das Hinzufügen Ihres Archivs zu Ihrer Dropbox oder per E-Mail per E-Mail) und Exporthäufigkeit (einmalig oder alle paar Monate für ein Jahr) aus. Wenn Sie nicht das gesamte Archiv speichern möchten, können Sie einzelne Nachrichten auswählen und in einen Ordner im Windows Explorer (oder Finder, wenn Sie sich auf einem Mac befinden) ziehen.
Dadurch werden die E-Mails als einzelpersoniver Speicher spart. MSG-Dateien mit dem Betreff als Dateiname, komplett mit allen Anhängen. Weitere Optionen zum Exportieren Ihrer E-Mails aus Gmail und Outlook (oder anderen Programmen) umfassen das Drucken Ihrer E-Mails in PDFs und das Weiterleiten an Ihre persönliche E-Mail-Adresse, aber es gibt einige Nachteile für diese Ansätze.